A pesquisa tem sua origem nas incursões dos Grupos de Pesquisa CNPq UFSM e agora UFF: Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos Ged/A e Patrimônio Documental Arquivístico, e se fortalece a partir do estabelecimento do convênio interinstitucional de pesquisa com a Universidade Federal do Rio Grande FURG e o Instituto Federal do Rio Grande do Sul Campus Porto Alegre, através da pesquisa de uso de sistemas de GED e Repositório Arquivístico Digital Confiável junto aos Departamentos de Arquivo destas instituições. As pesquisadoras do Grupo CNPq, servidoras de cada Instituição, Arquivistas Mestres em Patrimônio Cultural pela UFSM, perfazem uma rede de pesquisa no estado do RS, onde o torna peculiar ao ser o único a ter três cursos de graduação em Arquivologia, e assim consolidam a aplicação dos referenciais de pesquisa nos acervos arquivísticos destas instituições. A ideia é melhor estruturar estas ações integradas de pesquisa e tratar como um programa interinstitucional de investigação sobre a Gestão e Preservação Digital de Documentos Arquivísticos, preocupando-se com a autenticidade destes documentos, assim como o acesso a longo prazo. Como forma a dar contexto a proposta de pesquisa, a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, aprovada em 2004, tem o objetivo de conscientizar e ampliar a discussão sobre o legado cultural em formato digital, e que se encontra em perigo de perda e de falta de confiabilidade. A Carta manifesta a necessidade de estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais. No dia 07 de novembro de 2006, esta Carta recebeu do Instituto do Patrimônio Histórico Artístico Nacional (IPHAN), do Ministério da Cultura, o Prêmio Rodrigo Melo Franco de Andrade na categoria Preservação de Bens Móveis e Imóveis. O documento diz que a preservação dos documentos arquivísticos digitais requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros. Somente desta forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário. Neste cenário, a Diplomática, ciência autônoma e independente, é subsídio fundamental para a Arquivística, quando lhe confere os subsídios para a autenticidade dos documentos arquivísticos, e com os novos referenciais da diplomática contemporânea, vem assim complementar mais ainda, os requisitos para os repositórios digitais, trazendo elementos para a auditoria e certificação de repositórios conferindo assim a confiabilidade na forma dos elementos já apresentados em normas internacionais como a TRAC ISO 16.363 (Trusted Repositories), além da Drambora, Nestor e padrões internacionais de certificações. Reforça-se, ainda, a importância de alertar a todos os setores da sociedade brasileira comprometidos com a inclusão informacional para os problemas da dependência social da informação digital; da rápida obsolescência da tecnologia digital; da fragilidade intrínseca do armazenamento digital; da complexidade e custos da preservação digital; e da multiplicidade de fatores envolvidos. O documento também propõe a implementação de ações conjuntas entre as instituições arquivísticas, o poder público, a indústria de tecnologia da informação e comunicação e das instituições de ensino e pesquisa, para a elaboração de estratégias e políticas referentes à gestão arquivística de documentos, instrumentalização dos arquivos, governo eletrônico e ações cooperativas de preservação de documentos digitais para aplicação e compartilhamento de recursos.
