A representação da informação é discutida na área de Ciência da Informação (CI) e Biblioteconomia e se reveste de interesse para a Arquivologia em processos como a classificação e a descrição. Além desses processos basilares, a indexação aparece como uma lacuna a ser estudada, pois apesar de seu desenvolvimento significativo no âmbito da CI, carece de aprofundamento teórico no campo arquivístico. Assim, esta tese foi elaborada sob a justificativa de que a indexação é um processo fundamental para o acesso à informação, especialmente a indexação de assunto. O objetivo geral é analisar a indexação de assunto em documentos arquivísticos, com base na literatura científica nacional e internacional, sob uma perspectiva teórico-metodológica. Para cumprir este objetivo, foram traçados outros quatro: verificar aspectos terminológicos e conceituais; identificar os processos, etapas e instrumentos; investigar os produtos, metodologias e fundamentos para a indexação de documentos arquivísticos e averiguar as lacunas ou gaps de pesquisa existentes nas evidências de pesquisa. A metodologia utilizada foi a revisão sistemática da literatura. O levantamento foi realizado em bases de dados, eventos, bancos de teses e dissertações, sites de programas de pós-graduação, páginas de arquivos nacionais e de associações profissionais e científicas. As buscas realizadas foram simples, avançada ou por navegação, nos idiomas português, espanhol, inglês e francês. Foram selecionados um total de 49 textos para serem analisados, após a aplicação dos critérios de qualidade. Os textos mais aprofundados foram destacados na discussão dos resultados, que apresenta as definições, princípios e fundamentos, normas, etapas e padrões aplicáveis aos documentos de arquivo e os gaps. As conclusões sintetizam os resultados e as evidências de pesquisa, as quais mostram que há o acesso por proveniência e por assunto, além de duas acepções para a indexação, sendo uma delas a indexação por assunto ou temática, a qual é motivada por um pedido de acesso por assunto feito pelos usuários. Dentre as evidências principais estão: a indexação deve ser realizada conforme os níveis de descrição; o assunto é um dos elementos do conteúdo e se refere especialmente ao subject, tema ou tópico e deve ser diferenciado do produtor ou criador. Além disso: as etapas de indexação previstas na norma ISO 5963: 1985 podem ser aplicadas aos documentos de arquivo, com adaptações; há um processo de análise comum à descrição e à indexação; há a necessidade de elaborar políticas e manuais de indexação, tendo em vista fornecer uma indexação mais consistente; o LCSH, o formato MARC e o UNESCO Thesaurus podem ser aplicados aos documentos de arquivo e as dificuldades estão relacionadas a tratar os documentos por conjunto. Comprova o pressuposto inicial de que a representação arquivística não ocorre somente com base na função ou origem, mas também com base no conteúdo e assunto, embora este último seja considerado um acesso adicional, que não dispensa a representação por proveniência. Conclui que não é possível afirmar que existe uma indexação que seja especificamente arquivística, mas para indexar devem ser consideradas as especificidades dos documentos e do processo em qualquer contexto.
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