Rogerio Henrique de Araújo Júnior – Coordenador / Renato Tarciso Barbosa de Sousa
O projeto foi desenvolvido em etapas, cujas principais atividades estão descritas a seguir: ETAPA I: Criação de metodologia de coleta de dados que permita o acompanhamento e diagnóstico desde a origem da produção documental, nos arquivos correntes, até a sua guarda permanente o. Resultado 1: Relatório técnico contendo a identificação dos macroprocessos e a situação arquivística da CAIXA ETAPA II: Elaboração dos instrumentos de gestão documental, descritos abaixo, apoiados pelos dados obtidos através da criação da metodologia citada no item acima: Resultado 2: Plano de Classificação de Documentos das atividades-fim da CAIXA – PCD – Associa a organização de documentos em um arquivo a partir de um plano de classificação, um código ou um quadro de arranjo à análise do conteúdo dos documentos, visando a identificar a categoria de assuntos (rótulos) que servirão para a recuperação em um sistema de arquivo.Resultado 3: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Informações das atividades-fim da CAIXA – TTDD – Identificação dos tipos documentais existentes em cada unidade de classificação de acordo com o plano de classificação de documentos (Produto 2), tendo como modelo de referência para a construção do instrumento a Resolução CONARQ no 014/2001. – Levantamento de informações acerca da vigência, prazos de prescrição, precaução e frequência de uso de conjuntos documentais; – Identificação e análise da legislação e outros documentos necessários à determinação dos prazos prescricionais e precaucionais dos documentos. Resultado 4: Vocabulário controlado vinculado à estrutura do código de classificação da CAIXA – Elaboração de índice e glossário. Resultado 5: Manual de gestão documental – Elaboração de Manual com os modelos de governança para atualização dos instrumentos citados acima e indicação de diretrizes para elaboração de atos normativos sobre gestão de documentos. ETAPA III: Definição e validação dos requisitos para o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e metodologia de inserção dos dados no SIGAD. Resultado 6: Requisitos necessários para o desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, metodologia de inserção dos dados no SIGAD e indicadores mensuração de redução de impacto ambiental. ETAPA IV: Proposta de Diretrizes do Sistema de Governança do Programa de Gestão Documental da CAIXA. resultado 7:Relatório técnico com as diretrizes para o Sistema de Governança do Programa de Gestão Documental da CAIXA, inclusive contemplando aspectos ambientais quando viável. ETAPA V: Treinamento para utilização dos instrumentos de gestão arquivística. Produto 8: Treinamento de empregados envolvidos com a gestão do programa para utilização dos instrumentos de gestão arquivística. ETAPA VI: Validação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade pelo Arquivo Nacional. Produto 9: Recomendações incrementais para o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, de modo que os instrumentais atendam as determinações do Arquivo Nacional.