Integrantes: Leandro Coelho de Aguiar – Coordenador / Marcela Priscila Coutinho Lins – Integrante.
O projeto visa digitalizar das 1818 portarias da Reitoria da Universidade Federal do Amazonas (UFAM), datadas de 1960 até 2013, que atualmente estão disponíveis apenas em formato papel, armazenadas em caixas de arquivo. Este formato físico limita o acesso, tornando-o apenas presencial e manual, o que demanda tempo considerável para pesquisa e localização, além de comprometer a preservação dos documentos. Objetivos do Projeto: Facilitar o Acesso e Disponibilidade: Transformar os documentos físicos em formato digital para permitir acesso remoto e eficiente, melhorando o atendimento às demandas de busca conforme a Lei de Acesso à Informação. Preservar Documentos Originais: Minimizar o manuseio dos documentos originais em papel para garantir sua preservação a longo prazo. Otimizar Atividades Administrativas: Integrar os documentos digitalizados aos processos eletrônicos da administração para melhorar a eficiência. Ampliar a Transparência Administrativa: Permitir que os atos administrativos sejam mais acessíveis e transparentes. Atender Requisitos Legais e Normativos: Cumprir as exigências legais e normativas arquivísticas para a digitalização de documentos de valor permanente. Modernizar a Administração Pública: Utilizar tecnologias modernas para promover a inovação na administração pública e melhorar a governança arquivística. Benefícios Esperados: Melhor Acesso e Difusão: Ampliação do acesso aos documentos e sua disseminação para usuários internos e externos à instituição. Preservação e Conservação: Proteção dos documentos originais, reduzindo o risco de deterioração. Eficiência Administrativa: Redução de tempo e esforço na busca de documentos, com a integração dos arquivos digitais aos processos administrativos. Transparência e Conformidade: Garantia de que a administração está em conformidade com as normas legais e arquivísticas, promovendo uma gestão mais transparente. Procedimentos Adotados: O relatório detalha os procedimentos técnicos e administrativos seguidos durante o processo de digitalização, incluindo a escolha de equipamentos, técnicas de digitalização, e metodologias para garantir a qualidade e integridade dos documentos digitalizados. Este projeto piloto tem o objetivo de superar as dificuldades encontradas no acesso às portarias e melhorar a eficiência e a transparência administrativa da UFAM.
