O presente trabalho tem por objetivo apresentar, discutir e avaliar a Gestão Documental e suas
ferramentas, como instrumento indispensável de organização nas instituições condominiais
privadas, instrumento facilitador da eficiente recuperação dos documentos e da informação
que estes contêm para servirem de base na consulta para a tomada de decisões e ações dos
administradores e ainda como fonte de informações para a pesquisa histórica. O acervo
documental a ser analisado é mantido sob custódia no âmbito do Condomínio Residencial
Parque dos Ipês I, localizado na cidade de João Pessoa, PB. Ainda neste trabalho, são
apresentados e discutidos os conceitos de arquivo e de seus elementos constitutivos, como
documento e informação, das práticas adotadas no ciclo de vida da documentação e dos
valores que cada documento assume no seu período de existência. Dessa forma foi necessária
a revisão sobre a temática em autores como Rousseau e Couture (1998), Schellenberg (2006),
Lopes (2009), Belloto (2006), Paes (2004), dentre outros que serviram de lastro para este
estudo. Quanto ao percurso metodológico, utilizamos a Diplomática como auxiliar no
levantamento das espécies e das tipologias para construção de uma representação gráfica da
estrutura organizacional do condomínio, que possibilitou a elaboração de um plano de
classificação, de uma tabela de temporalidade, de capilhas, de listas de descarte e de
transferência. É necessário salientar que tanto as leituras das questões teóricas durante o
curso quanto às análises dos momentos de prática na vivência do trabalho, no que se refere à
organização dos dados do objeto desta pesquisa, foram importantes para efetivação dos
resultados obtidos. Portanto, conclui-se com isso que o uso das ferramentas de Gestão
Documental, como o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e dos procedimentos
técnicos na transferência e no descarte, podem contribuir para a melhoria no trato documental,
no tocante a produção, tramitação, conservação e preservação dos documentos custodiados no
condomínio, instrumentos esses que possibilitam economia nos custos e no espaço físico
destinado ao arquivo.
Texto completo disponível em: http://www.ccsa.ufpb.br/arqv/contents/documentos/005SergioFredrichRodrigues.pdf