Este trabalho apresenta um estudo sobre a análise do Assentamento Funcional Digital (AFD) sob a perspectiva arquivística e sua implantação no âmbito das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). O objetivo desta pesquisa é investigar a implantação do AFD, a partir da análise da Portaria Normativa / SEGRT nº 4, de 10 de março de 2016, emanada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), que efetivou a instituição do AFD no âmbito dos órgãos e entidades do Sistema de Pessoal Civil da Administração Pública Federal (SIPEC). A justificativa para essa investigação está relacionada ao resultado da pesquisa realizada, em 2017, pelo Observatório de Documentos Digitais quanto à gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais das IFES do país. Tal estudo apontou que as instituições não consideram como prioridade investir na produção, manutenção e acesso aos documentos arquivísticos digitais, constatando-se, portanto, um cenário, ainda, incipiente para atendimento desta normativa. Para isso, foi levantado um referencial teórico para fundamentar os objetivos da pesquisa, acerca do Patrimônio Cultural, Patrimônio Documental, Documento Arquivístico e Documento Arquivístico Digital, Diplomática, Preservação Digital Sistêmica e Cadeia de Custódia Arquivística. A contextualização do estudo envolve a política nacional de arquivos, as IFES, o Projeto AFD que faz parte do Sistema de Gestão de Pessoas (SIGEPE) e as respectivas normativas. Trata-se, portanto, de uma pesquisa de natureza aplicada, quali/quantitativa, exploratória. A coleta de dados foi efetuada por meio de questionamentos dirigidos às IFES, ao Arquivo Nacional e MP, via Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC). Nesse estudo foi constatado que a Portaria Normativa / SEGRT nº 4, de 10 de março de 2016, apresentava lacunas e inconsistências, tais como, não informar quais as responsabilidades do MP acerca da gestão, preservação e custódia física dos documentos do AFD, bem como, as responsabilidades dos órgãos produtores – as IFES -, pela custódia legal dos documentos arquivísticos fonte de prova. A referida normativa foi revogada pela Portaria Normativa / SGP nº 9, de 1º de agosto de 2018, da Secretaria de Gestão de Pessoas do MP, a qual, também, estabelece observância às orientações emanadas pelo Arquivo Nacional. Apesar disso, o MP não confirmou e não apresentou documentação que comprove a utilização de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) para gestão e preservação dos documentos do AFD e afirma que o novo sistema SIGEPE-AFD implementado, tratase de um banco de dados online. A partir da análise e discussão dos dados levantados, foi possível elaborar recomendações direcionadas às IFES, apresentando alternativas voltadas à produção, preservação e acesso aos documentos arquivísticos funcionais fonte de prova e fonte geradora do Assentamento Funcional Digital. Entre as recomendações apresentadas, está a transformação de Sistemas de Negócio utilizados pelas IFES em SIGAD de Negócio, de acordo com um dos Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto com o SIGAD, apresentados pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), por meio da Orientação Técnica nº 3, de novembro de 2015. A gestão de documentos é dever do Poder Público e para isso, as normas, as recomendações e as orientações emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo Arquivo Nacional (AN) devem ser respeitadas, assim como, a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e demais normativas a ela vinculadas.
Texto completo disponível em: https://repositorio.ufsm.br/bitstream/handle/1/17023/DIS_PPGPC_2019_SILVA_SANDRA.pdf?sequence=1