DESCARTAR OU PRESERVAR? ANÁLISE DA APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS NO BRASIL (2020)

Regina Célia de Camargo Campos

Na atualidade, o acesso à informação irrestrita, integral, coesa e confiável deve ser preocupação
de toda e qualquer instituição pública ou privada. Tal acesso exige das organizações o
planejamento responsável e otimizado das informações, contidas em documentos vigentes ou
naqueles que já cumpriram seu trâmite administrativo e aguardam o recolhimento ou a
eliminação. Este estudo analisa um instrumento legal – as Tabelas de Temporalidade de
Documentos de Arquivos – TTD -, de uso obrigatório das instituições que produzem e recebem
documentos públicos, no sentido de levantar dados para possíveis ajustes e melhorias na sua
elaboração e aplicação. O objetivo da pesquisa é analisar o uso e a segurança na aplicação das
tabelas de temporalidade, utilizadas para determinar os prazos de guarda e a destinação final de
documentos. Para isto, investigaram-se as possíveis dificuldades na sua aplicação e os modelos
de tabelas utilizadas e examinou-se, de forma detalhada, se a graduação em cursos superiores
ligados à área de arquivos afeta a sua utilização. Trata-se de uma pesquisa de natureza aplicada
e descritiva, de abordagem quantitativa. O universo são os usuários da TTD no Brasil, divididos
em três grupos: os que classificam os documentos, os que avaliam as Listagens de Eliminação,
Transferência e/ou Recolhimento e, por fim, o Arquivo Nacional, órgão responsável por
aprovar tabelas de temporalidade, Listagens de Descarte e de Recolhimento de documentos.
Para este último, a consulta foi encaminhada via e-SIC. A amostragem foi feita por
conveniência. A coleta de dados dos usuários da tabela foi realizada por meio de um
levantamento via google docs, utilizando-se um questionário em escala likert contendo cinco
níveis, que variam do “totalmente seguro” até o “ totalmente inseguro”. Após o teste preliminar
do formulário e o envio para os sujeitos, os principais resultados mostraram que a maior parte
dos participantes da pesquisa declarados “totalmente inseguros” trabalham em instituições
públicas, enquanto os “totalmente seguros” são de instituições privadas. Os profissionais
formados na área de arquivos, por sua vez, foram os únicos a marcarem a opção “totalmente
inseguros”. Além disso, o trabalho indica que os usuários de TTDs padrão são mais inseguros
do que os usuários de tabelas adaptadas. A pesquisa também apresenta estudo comparativo
entre a segurança na utilização da tabela por profissionais ligados ou não à área de arquivos. A
partir dos resultados apresentados, é possível apontar sugestões e propostas de alteração efetiva
para a melhoria no uso do documento.

Texto completo disponível em: https://repositorio.ufc.br/bitstream/riufc/50441/3/2020_dis_rcccampos.pdf

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